Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Na początku warto określić celu wydarzenia, grupy uczestników i przewidywanej skali, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Odmiennego podejścia wymaga duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego kopiowanie gotowego schematu rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a zespół przygotowujący wydarzenie zyskuje większą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Od briefu do scenariusza – co trzeba ustalić na początku?
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bardziej praktyczne okazuje się poznanie struktury zaproszonej grupy. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć konkursy angażujące większe grupy. Celem nie powinno być wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Na etapie briefu dobrze określić proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz to, czy uczestnicy mają podążać za scenariuszem, czy korzystać z atrakcji we własnym tempie. Te pozornie proste informacje wpływają później na niemal każdy element wydarzenia ponieważ liczba gości wpływa na catering i infrastrukturę. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, kolejne elementy trzeba przebudowywać zamiast konsekwentnie realizować plan.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed wyborem miejsca trzeba ocenić możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także możliwości przygotowania cateringu. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Ważne jest również rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Niektóre elementy wymagają dostępu do zasilania, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a następnie porównuje kilka propozycji. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do najniższej ceny. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak lokalizacja i infrastruktura, wyposażenie czy sprzątanie. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Jeżeli nikt nie zarządza całością łatwo o niejasności dotyczące zasilania i zaplecza. Wzrost skali wydarzenia zwiększa znaczenie koordynacji dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Zapasowy scenariusz nie powinien być oznaki przesadnej ostrożności, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Dobrze wcześniej określić, które atrakcje mogą działać podczas lekkiego deszczu, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Plan awaryjny powinien obejmować również problem techniczny. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Duże znaczenie ma przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast opóźniać reakcję.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują dopasowanie programu do uczestników, realistyczny harmonogram i gotowość na zmianę warunków. Dobrze zaplanowane zaplecze sprawia, że organizacja pozostaje dla gości niemal niewidoczna a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+